ZGM Żary

Spółki komunalne i jednostki samorządu terytorialnego to szczególna kategoria klientów w świecie projektowania stron internetowych. Ich serwisy muszą sprostać jednoczenie wymogom prawnym (BIP, ePUAP, dostępność cyfrowa WCAG), potrzebom bardzo różnorodnych grup użytkowników – od najemców mieszkań komunalnych po firmy startujące w przetargach – a wszystko to przy zachowaniu jasnej, urzędowej komunikacji, która nie jest ani odpychająca, ani niezrozumiała dla zwykłego mieszkańca.

Projekt strony internetowej dla Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej Sp. z o.o. w Żarach był właśnie takim wyzwaniem. ZGM Żary to spółka miejska zarządzająca gminnym zasobem komunalnym, targowiskiem i schroniskiem dla zwierząt – podmiot o bardzo szerokim spektrum działalności i równie szerokim spektrum odbiorców swojej strony internetowej.

Jeden serwis. Najemca szukający informacji o czynszu, firma składająca ofertę w przetargu, mieszkaniec zgłaszający awarię, wolontariusz zainteresowany schroniskiem. Wszyscy muszą znaleźć to, czego szukają – szybko i bez frustracji.

Klient: spółka komunalna o wieloobszarowej działalności

ZGM Żary działa od 2007 roku i zatrudnia ponad 30 osób. Spółka jest w 100% własnością Miasta Żary, a jej prezesem jest Dorota Kasprzyszak. Działalność obejmuje trzy zasadniczo różne obszary: zarządzanie komunalnym zasobem mieszkaniowym (budynki i lokale oddane przez gminę), administrację targowiskiem miejskim oraz prowadzenie schroniska dla bezdomnych zwierząt. Każdy z tych obszarów ma odrębną specyfikę, własnych odbiorców i własne potrzeby komunikacyjne.

Do tego dochodzą zadania typowe dla każdego zarządcy nieruchomości komunalnych: publikowanie zamówień publicznych, obsługa najemców (czynsze, opłaty za wodę, zakresy remontów, windykacja i rozłożenie zaległości na raty), prowadzenie listy oczekujących na mieszkania komunalne i socjalne, a także obsługa pracownicza i rekrutacja. Serwis internetowy musiał ogarnąć tę złożoność w sposób czytelny dla każdego z tych segmentów użytkowników.

Wyzwanie projektowe: urzędowa jasność bez urzędowego chłodu

Strony instytucji komunalnych mają złą reputację – i często zasłużoną. Przeładowane tekstem, z nawigacją zbudowaną według logiki organu, a nie użytkownika, z PDF-ami zamiast treści HTML i z interfejsem zatrzymanym gdzieś w połowie poprzedniej dekady. Naszym zadaniem było zerwanie z tym wzorcem przy zachowaniu wszystkich wymogów, które na tego typu podmioty nakłada prawo i dobre praktyki administracji publicznej.

Kluczowe decyzje projektowe:

• Dwupoziomowa nawigacja – górny pasek zawiera linki do najczęściej odwiedzanych zasobów przez różne grupy użytkowników: formularze do pobrania, plakatowanie i reklama, społeczna komisja mieszkaniowa, zgłaszanie awarii z numerem telefonu. Główne menu porządkuje działy według obszarów działalności: O nas, Ebook, Galeria, Przetargi, Najemcy, Praca, Lista oczekujących, Kontakt, Regulaminy. Ta hierarchia odpowiada realnym ścieżkom użytkownika, a nie strukturze wewnętrznej spółki.
• Aktualności jako centrum serwisu – ZGM regularnie publikuje zaproszenia do składania ofert w zamówieniach publicznych, zmiany zasad i regulaminów, komunikaty operacyjne (godziny pracy w dni wolne, zgłaszanie awarii). Sekcja aktualności na stronie głównej z kategoryzacją (Aktualności / Zamówienia publiczne do 170 000 zł) sprawia, że właściwa informacja trafia do właściwego odbiorcy bez przeszukiwania całego serwisu.
• Cztery obszary działania jako orientacyjna mapa serwisu – kafelki Zarządzanie zasobami mieszkaniowymi, Targowiska, Schronisko dla bezdomnych zwierząt i Projekty funduszy zewnętrznych pozwalają nowemu użytkownikowi w jednym spojrzeniu zrozumieć zakres działalności ZGM i trafić do interesującego go obszaru.
• Integracje wymagane dla podmiotów publicznych – linki do BIP (Biuletyn Informacji Publicznej) i ePUAP w nagłówku strony, widoczne na każdej podstronie. To wymóg prawny, ale jego realizacja musiała być przejrzysta i nieintruzyjna – ikony BIP i ePUAP są rozpoznawalne i dostępne bez zaśmiecania nawigacji.
• Zgłaszanie awarii w nagłówku – numer telefonu awaryjnego 693 638 123 wyeksponowany na samej górze każdej strony. Najemca z awarias o 22:00 nie szuka numeru w stopce – musi go zobaczyć natychmiast.

Schronisko dla zwierząt: nieoczywisty atut miejskiego portalu

Jednym z najbardziej niestandardowych elementów projektu była sekcja poświęcona schronisku dla bezdomnych zwierząt. ZGM Żary prowadzi miejskie schronisko, a jego prezentacja na stronie spółki to unikalny przypadek: oficjalny serwis instytucji komunalnej musi jednocześnie komunikować się z potencjalnymi adoptującymi, wolontariuszami i darczyńcami – grupą o zupełnie innym profilu emocjonalnym niż typowy najemca pytający o wysokość czynszu.

Sekcja schroniska na stronie głównej buduje ten most: cytuje Martina Luthera Kinga Jr. – „Sposób, w jaki traktujemy zwierzęta, mówi więcej o nas samych niż o nich” – i podaje dane praktyczne: numery telefonów dyżurnych, informacje o zdarzeniach drogowych, telefon dyżurny 511 528 888. Taki mix emocjonalnego przekazu i konkretnych danych to rzadkie, ale bardzo skuteczne rozwiązanie w komunikacji instytucji publicznej.

Dostępność cyfrowa i integracje techniczne

Jako podmiot publiczny ZGM Żary podlega ustawie o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Serwis wyposażono w widget dostępności umożliwiający regulację kontrastu i rozmiaru czcionki, a deklaracja dostępności jest dostępna bezpośrednio z menu. Platforma WordPress zapewnia możliwość samodzielnego zarządzania treścią przez pracowników spółki – publikowanie zamówień, aktualności i regulaminów nie wymaga angażowania zewnętrznych specjalistów.

Serwis zintegrowano z zewnętrznym systemem BIP prowadzonym pod oddzielną subdomeną, systemem ePUAP do obsługi spraw urzędowych drogą elektroniczną oraz mediami społecznościowymi. Formularze do pobrania dostępne są bezpośrednio z poziomu nawigacji – bez konieczności szukania w kolejnych podstronach.

Ebook jako niestandardowe narzędzie komunikacji miejskiej

Wyróżnikiem serwisu ZGM Żary jest dedykowana podstrona z ebookiem – elektroniczną publikacją przygotowaną przez spółkę dla najemców i mieszkańców. To przykład nowoczesnego podejścia do komunikacji instytucji publicznej: zamiast suchego regulaminu w PDF, użyteczna publikacja, którą można wygodnie przeglądać online. Obecność takiej sekcji w menu głównym podkreśla proaktywną postawę ZGM wobec mieszkańców i odróżnia serwis od typowych stron zarządców nieruchomości komunalnych.

Podsumowanie

ZGM Żary to realizacja, która udowadnia, że dobra strona instytucji komunalnej jest możliwa. Jasna struktura nawigacyjna odpowiadająca realnym potrzebom różnych grup użytkowników, aktualne informacje o zamówieniach i przetargach, przejrzysta sekcja dla najemców, integracje BIP i ePUAP, dostępność cyfrowa i – co rzadkie – ciepły, angażujący fragment poświęcony schronisku dla zwierząt. Wszystko to w jednym serwisie, zarządzanym samodzielnie przez pracowników spółki.

Projektujemy strony dla spółek komunalnych, jednostek samorządu terytorialnego i instytucji publicznych, które chcą komunikować się z mieszkańcami nowocześnie i skutecznie. Napisz do nas.